Majoritatea angajaţilor consideră că şedinţele sunt o pierdere de timp şi că s-ar putea folosi acea perioadă pentru a creşte productivitatea. De ce gândesc oare aşa? Pentru că sunt executanţi, chiar dacă ocupă o funcţie de conducere. Dacă ar fi antreprenori, ar realiza că acest concept de şedinţă a fost practicat şi în evul mediu, doar că se desfăsura într-o altă formă şi sub altă denumire.12 elemente esentiale pentru o sedinta eficienta 

De regulă, întâlnirile faţă în faţă sunt necesare atunci când sunt persoane noi care trebuie prezentate, când se vor a fi dezbătute probleme concrete, unde este mai mult decât necesar un schimb de informaţii importante, sau atunci când un brainstormingde la distanţă nu ar fi eficient nici dacă s-ar face o teleconferinţă.

Aşadar, înainte de a stabili o şedinţă, este necesar să-ţi pui câteva întrebări de clarificare:

• Este absolut necesară şedinţa? Este singura modalitate prin care pot obţine rezultatul scontat? Dacă se face o şedinţă doar pentru că a ajuns o rutină, datorită unei propuneri din trecut – spre exemplu, în cursul zilei de luni: săptămânal sau din două în două săptămâni – va trebui revizuită acea decizie. Mai este sau nu eficientă o şedinţă săptămânală, indiferent de durata ei? Este foarte posibil ca o astfel de rutină să aducă dezavantaje în timp, prin abuzul de şedinte.
• Cât de urgentă este o şedinţă şi cine trebuie să participe? E nevoie să-i aduc şi pe cei direct productivi? Este o mare greşeală să aduci la şedinţă persoane care nu sunt interesate sau cei care pot fi productivi sub îndrumarea directă a superiorului ierarhic, participant la şedinţă. Timpul necesar pentru a fi eficientă o şedinţă creşte în progresie aritmetică, în funcţie de numărul participanţilor. Şedinţele cele mai eficiente sunt cele la care participă 5 – 9 persoane.

1. 1.  Întocmirea unei agende de sedinţă

Agenda va fi întocmită de o persoană responsabilă care va aduna toate propunerile de subiecte şi le va centraliza într-un document. Aceasta trebuie distribuită cu minim 24 de ore înainte tuturor participanţilor. Dacă întâlnirea implică şi cazare, este necesară organizarea şi rezervarea din timp.

1. 2  Cine prezidează şedinţa

Pentru a fi eficientă întâlnirea, trebuie să fie desemnat un coordonator al şedinţei, chiar dacă, la un moment dat, pe anumite subiecte, vor fi şi alte persoane care vor conduce şedinţa (discuţia). Organizarea şi disciplina vor elimina timpii morţi sau divagările fără sens.

1. 3.  Locul, data şi ora desfăşurării

Locul, data şi ora desfăşurării, deşi par amănunte, sunt importante; pentru a da mai multă atenţie disponibilităţii sălii de şedinţă, cafeaua şi ceaiul să fie pregătite şi, foarte important, nu trebuie să se amâne începerea discuţiilor pentru cei întârziaţi. Ora la care se termină şedinta este, de asemenea, foarte importantă. Altfel, se vor prelungi discuţii inutile pe anumite subiecte, iar cele lăsate în partea a doua, chiar dacă sunt importante, vor fi tratate superficial. Un alt aspect este legat de cei care urmează să se deplaseze către casă pe distanţe mai lungi: dacă nu se cunoaşte ora terminării şedinţei, aceste persoane vor sta încordate, gândindu-se la traseul lung pe care-l mai au de parcurs, pierzându-şi interesul şi concentrarea faţă de şedinţă.

1. 4.  Subiectele şi responsabilii

Şedinţele cele mai eficiente sunt cele bine pregătite din timp. Fiecare subiect trebuie să aibă alocat responsabilul şi timpul necesar prestabilit. Astfel, cel care pregăteşte subiectul îşi va cronometra expunerea şi va lăsa timp pentru interacţiune. Este recomandat să se lase o marjă de 10’-15’ la fiecare subiect, pentru a nu pierde anumite idei importante. Dacă un subiect cere mai multă analiză, nu ar trebui intrat în criză. Din experienţă ştiu că alte subiecte au alocat mai mult timp decât necesar. Se mai poate scurta, spre exemplu, timpul acordat la final pentru discuţii libere. Numărul de subiecte trebuie să fie realist programat, în funcţie de gradul de dificultate şi importanţă. Este demoralizant să planifici subiecte pentru 10 ore şi să le parcurgi în 7 ore. O agendă prea încărcată va scădea gradul de eficienţă al şedinţei.

1. 5.  Analiza şi concluziile

După analiza fiecărui subiect, ar trebui să fie un responsabil cu notarea concluziilor, deciziilor şi tot ce este relevant.

1. 6.  Pauzele absolut necesare

S-a demonstrat ştiinţific un anumit interval de timp cu un randament ridicat de concentrare. Este recomandat ca la un interval de 50’ max. 60’ să se facă o pauză. De asemenea, după masa de prânz, există un interval, de obicei între orele 13-15, când, datorită digestiei care consumă o cantitate mare de energie, scade puterea de concentrare. Aşadar, în acest interval, ar trebui puse subiectele mai uşoare sau chiar mai distractive, dacă există aşa ceva în agendă.

1. 7.  Interacţiunea şi mediul

Dacă nu există interacţiune, se va crea o monotonie, astfel şedinţa îşi va pierde din eficienţă. La fel de importante sunt lumina, echipamentele ajutătoare care trebuie să fie funcţionale, temperatura optimă şi confortul pe scaune. Nu trebuie să lipsească măcar un flipchart şi un videoproiector.

Dacă sunt participanţi care au tendinţa de a distrage atenţia prin mici discuţii pe lângă subiect, e necesară atragerea atenţiei în mod politicos, dar convingător.

1. 8.  Stabilirea noilor obiective

După tratarea fiecărui subiect, este necesar să se stabilească noi obiective: fie pentru extindere, fie pentru renunţare, fie pentru corecţii. Este important să se ajungă la un acord comun, fiecare să-şi înţeleagă obiectivele, folosind întrebări de clarificare.

1. 9.  Responsabili cu respectarea termenelor

Dacă obiectivele rămân fără responsabili şi termene clare, din experienţă ştiu că nu se va schimba mare lucru. Responsabilii vor monitoriza atent evoluţia, iar supervizorul va cere din când în când să vadă stadiul în care se află procesul.

1. 10.              Feedback la sfârşitul şedinţei

Unii folosesc anumite chestionare, alţii voturi sau discuţii libere. Important este să aiba loc un scurt sumar cu cele mai importante concluzii, după care să se ceară feedback. Persoana care notează totul va prinde aceste aspecte în brief, pe care îl va trimite pe mail tuturor participanţilor. Astfel, fiecare va avea centralizat nu doar obiectivele proprii şi concluzii la tema lui, ci şi o imagine de ansamblu asupra întâlnirii.

Cea mai importantă, după terminarea şedinţei, este acţiunea. Fără acţiune, a fost un timp pierdut.

Fii o persoană concentrată pe acţiune şi eficienţă!

Cu stimă,

GG FILIP